Conférence btTB sur les voyages 2025 : perspectives et tendances
Corporate Travel Management (CTM) a fièrement participé, en tant que sponsor Platine, à la 25e conférence annuelle btTB sur les voyages d'affaires , qui s'est tenue à l'hippodrome Royal Randwick de Sydney en août. Pour célébrer ce 25e anniversaire, btTB a offert à la communauté des voyages d'affaires l'occasion de se réunir pour échanger et discuter des sujets d'actualité du secteur, notamment la NDC et l'IA.
Nous avons rencontré certains membres de l'équipe de direction de CTM pour comprendre les principaux points à retenir de la conférence et ce que cela signifie pour le secteur des voyages d'affaires, les acheteurs de voyages et les programmes de voyages.
La NDC est en cours : ce que les acheteurs doivent savoirLe sujet le plus débattu a été le déploiement du NDC suite au lancement du nouveau modèle de distribution de Qantas. Si le secteur discute du NDC depuis plus de dix ans, il est désormais bien en place et ses implications pour les acheteurs et les agences de voyages d'affaires sont immédiates.
La norme NDC permet aux compagnies aériennes de diffuser un contenu plus dynamique et personnalisé via des connexions directes, contournant ainsi les systèmes GDS traditionnels. Cependant, cette évolution s'accompagne de complexité. Toutes les agences de voyages d'affaires ne sont pas équipées pour prendre en charge l'intégralité du cycle de vie d'un tarif NDC, y compris les modifications, les annulations et l'application des politiques.
Cherie Drummond, directrice des produits de CTM pour l'Australie et la Nouvelle-Zélande, a expliqué lors de sa table ronde comment l'investissement de CTM dans une technologie propriétaire a positionné l'entreprise comme leader dans ce secteur. « CTM est la seule agence de voyages d'affaires du marché à proposer actuellement des modifications et des annulations en ligne pour le contenu NDC de Qantas, avec une intégration transparente entre les systèmes mid- et back-office. Cela offre aux clients le contrôle et la visibilité dont ils ont besoin, non seulement au point de vente, mais tout au long du voyage. »
Devenir pratique avec l'IA de voyageL'IA était un thème central de la conférence sur les voyages de cette année, avec Apurva Goswami, directeur de la technologie de CTM APAC, soulignant que le terme est souvent utilisé sans définition claire.
Il est essentiel de comprendre que l'IA va au-delà de la simple automatisation. Si l'automatisation permet de gérer des tâches répétitives comme la réservation de l'itinéraire habituel d'un voyageur, l'IA apporte une intelligence prédictive permettant d'anticiper les perturbations et de réagir en temps réel.
Les discussions lors de la conférence ont clairement montré que de nombreux prestataires de voyages commencent à intégrer ces fonctionnalités à leurs plateformes. Scout , l'assistant de voyage virtuel de CTM, en est un exemple. Conçu pour gérer des volumes importants de réservations, tels que les modifications, les annulations et les nouvelles réservations, Scout garantit réactivité et qualité de service tout en permettant aux consultants de se concentrer sur des besoins de voyage plus complexes.
L'IA transforme également les processus internes de l'ensemble du secteur. Elle permet de rapprocher les données de réservation et de dépenses en temps réel, de mettre en évidence les problèmes potentiels liés aux politiques et de générer des informations pertinentes pour une meilleure prise de décision. Ces avancées permettent aux équipes voyages de se concentrer sur des tâches plus stratégiques plutôt que sur des traitements routiniers.
« L'IA ne remplace pas les voyageurs. Elle les accompagne, leur permettant de prendre des décisions plus intelligentes, d'offrir un meilleur service et une expérience de voyage plus agile et réactive. »
Les dirigeants recherchent de la valeur dans les voyages d'affairesUn moment clé de la conférence de cette année a été l'évolution du discours au niveau exécutif. Alors que les organisations continuent de faire évoluer leurs programmes de voyages, les voyages d'affaires sont de plus en plus envisagés sous un angle stratégique. La question n'est plus simplement « combien dépensons-nous ? », mais plutôt « quelle valeur en tirons-nous ? ».
Les clients professionnels se demandent de plus en plus si chaque voyage est en phase avec leurs objectifs de croissance, d'engagement client ou de développement de la culture d'entreprise. Les programmes de voyages sont repensés pour se concentrer sur les résultats, et non plus uniquement sur l'activité.
Comme l'a souligné Jo Sully, PDG de CTM Australie/Nouvelle-Zélande, de plus en plus de clients adoptent des politiques « bleisure » structurées, permettant aux employés de prolonger leurs déplacements professionnels pour leurs loisirs. Ces programmes favorisent le bien-être, réduisent les risques de congés et contribuent à réduire les émissions en évitant les vols supplémentaires.
Le point à retenir ? Les dirigeants considèrent les voyages d'affaires comme un levier d'exécution stratégique et exigent une gestion des voyages plus intelligente et plus conforme aux valeurs de l'entreprise.
Regard vers l'avenirLa conférence btTB de cette année a confirmé ce que beaucoup d'acteurs du secteur savaient déjà : nous sommes à l'aube d'une transformation majeure. L'IA n'est plus expérimentale. Les dirigeants exigent davantage de leurs programmes de voyage. Et la NDC n'est pas à l'horizon ; elle est là.
Pour les acheteurs de voyages, cela signifie s'associer à une agence de voyages d'affaires qui non seulement suit le rythme, mais développe et investit activement dans les outils, les relations et l'expertise nécessaires pour devenir leader. Chez CTM, nous nous efforçons d'aider nos clients à s'adapter efficacement et stratégiquement à cette nouvelle ère du voyage d'affaires.
Pour ceux d'entre nous qui ont quelques années d'expérience, les souvenirs des réunions et événements d'entreprise des années 90 sont sans aucun doute gravés dans nos mémoires. Nous nous pavanions dans les salles de bal des hôtels, confrontés à une marée de costumes et de laques, échangions des cartes de visite, écoutions des discours d'ouverture et nous régalions d'une généreuse sélection de saucisses cocktail et de mini-quiches.
Il n'y avait pas d'inscriptions en ligne, pas de QR codes, pas de sondages en direct et encore moins de diffusion en direct. Presse-papiers, tableaux à feuilles mobiles, correcteurs et surligneurs étaient les meilleurs alliés des organisateurs d'événements.
Alors que Corporate Travel Management (CTM) fête ses 30 ans, nous revenons sur les trois dernières décennies de réunions et d'événements d'entreprise. Si certains types d'événements, comme les conférences, les lancements de produits et les incentives, ont conservé une place constante dans le calendrier des événements d'entreprise, les méthodes que nous employons pour élaborer des stratégies, les mettre en œuvre et interagir avec ces rassemblements ont radicalement changé.
Pour nous aider à naviguer dans ce voyage à travers le temps, nous avons discuté avec certains de nos experts du secteur de l'événementiel chez CTM Meetings & Events (CTM M&E) : Tami Reier – SVP/Directrice générale, Amérique du Nord ; Marla Everett – Directrice, Solutions de conseil, Amérique du Nord ; Tracey Edwards – Responsable stratégique mondiale et directrice générale AU/NZ ; Mike Leeson – Directeur général, Europe et Teri Awwad, directrice exécutive des opérations événementielles, qui ont été témoins de ces transformations de première main.
Dans un monde où les tendances et les technologies sont en constante évolution, il est remarquable de constater que les principales raisons d’organiser des événements d’affaires sont restées relativement inchangées depuis 30 ans : rassembler les gens, entretenir les relations, développer les connaissances et favoriser un sentiment de communauté.
« Beaucoup de secteurs d'activité et de types d'événements clés que nous connaissons aujourd'hui sont les mêmes qu'il y a 30 ans », souligne Reier. « Ce sont le processus et le contenu qui ont évolué. »
« Il y a 30 ans, les gens participaient à des événements avec l’intention première de s’instruire et de créer des liens – il n’y avait pas d’accès à Internet ni d’informations facilement disponibles même il y a 20 ans, donc les événements étaient en grande partie une plateforme d’apprentissage », ajoute Edwards.
Everett réfléchit : « Créer des expériences mémorables a toujours joué un rôle essentiel dans la fidélisation des employés, le renforcement de la culture d'une entreprise et l'établissement de relations influentes, et cela n'a jamais été aussi important que dans le milieu de travail géographiquement dispersé et l'économie mondiale d'aujourd'hui. »
La pandémie mondiale a mis en évidence le besoin intrinsèque de connexion humaine, et le contexte post-pandémique met en lumière les objectifs émotionnels et commerciaux qui sous-tendent les événements d'entreprise. « Je pense qu'après la pandémie, les entreprises ont pris conscience de la valeur inestimable de la connexion émotionnelle, du simple fait d'être ensemble. Mais il existe désormais un meilleur équilibre entre la réalisation des objectifs de l'entreprise et la création d'expériences mémorables pour les participants », explique Everett.
Reier se souvient de l'époque où la technologie n'était qu'à ses débuts dans le secteur des réunions et de l'événementiel. « Il y a 30 ans, il n'existait aucune technologie d'inscription aux événements, juste un téléphone et un fax. Le concept d'inscription en ligne n'existait pas encore, et les organisateurs d'événements s'appuyaient sur Excel ou Word pour compiler de longues listes d'inscriptions. »
Une fois la liste des participants établie, les organisateurs d'événements devaient exploiter ce fichier Excel et la confier à un conseiller en voyages. Dans un monde dépourvu d'automatisation et de technologies numériques, ce dernier réservait manuellement les vols et l'hébergement de chaque participant, émettait un billet d'avion papier et l'envoyait par courrier postal à chaque participant, accompagné d'un ensemble de documents papier : billets, itinéraire, programme de l'événement, FAQ, etc. Tout était imprimé ; la responsabilité sociale des entreprises (RSE) n'était pas encore au programme de l'événement.
« Nous avons même créé des cartes « à laisser à la maison » que les participants pouvaient coller sur leur réfrigérateur. Elles indiquaient le ou les hôtels où ils séjournaient et les numéros de téléphone pour contacter un membre de leur famille en cas d'absence. À l'époque, les téléphones portables n'existaient pas », explique Reier.
Edwards ajoute : « Les passerelles de paiement sécurisées étaient inexistantes, donc pour que les clients puissent effectuer un paiement, nous devions les appeler sur une ligne fixe, noter leurs coordonnées, puis traiter le paiement manuellement. »
La communication événementielle était à mille lieues de l'expérience fluide et pratique d'aujourd'hui. Avant l'avènement des téléphones portables, les organisateurs d'événements utilisaient des talkies-walkies ou des radios bidirectionnelles, ce qui complexifiait la configuration technique et les protocoles de communication.
Everett remarque : « Il fallait arriver sur place très tôt pour s'assurer que chacun dispose du bon talkie-walkie et que tout le monde soit branché sur le bon canal. » Puis vint l'introduction des téléphones portables fournis par l'entreprise, réservés au personnel pour la gestion des événements. Reier se souvient : « Personne n'avait son propre téléphone portable à l'époque, alors avoir accès à un téléphone à clapet fourni par l'entreprise était plutôt pratique. » Un registre était tenu, répertoriant tous les numéros de téléphone portable et leur responsable événementiel. Cependant, ces téléphones n'étaient pas compatibles avec l'international, les lignes fixes des hôtels demeuraient donc indispensables pour les communications internationales pendant les événements.
Le bureau d’inscription à l’événement nécessitait lui-même une installation informatique importante, avec un téléphone fixe, une imprimante et un photocopieur, tous connectés à un ordinateur.
Edwards, Reier et Everett s'accordent tous sur le pouvoir transformateur que la technologie et l'automatisation ont apporté à l'expérience événementielle d'entreprise. Des processus d'inscription aux communications entrantes et sortantes, la technologie a rendu l'organisation d'événements fluide et efficace. Le temps autrefois consacré aux processus manuels, sujets aux inexactitudes et aux modifications de dernière minute, a été considérablement réduit.
Transformation numérique dans l'organisation d'événementsÀ l’aube du XXIe siècle, les objectifs des réunions et des événements ont commencé à évoluer.
Les avancées technologiques ont transformé notre façon de planifier et de communiquer, grâce aux plateformes numériques utilisées pour gérer les contrats, les feuilles de route, les menus, l'attribution des vols et des chambres, la personnalisation des programmes d'événements, et bien plus encore. « La possibilité de modifier rapidement les programmes, de réaliser des sondages, des enquêtes et de gamifier les événements a véritablement changé la donne », explique Edwards.
Au début des années 2000, les ordinateurs portables ont fait leur entrée remarquée dans le monde de l'organisation d'événements. « Nous pensions vraiment percer », se souvient Reier. Grâce à leur nouvel « ordinateur portable », l'ordinateur portable a offert aux organisateurs d'événements la liberté de se déplacer sur site, un pas de plus vers la liberté et l'efficacité offertes par les appareils mobiles et les applications événementielles d'aujourd'hui.
Le passage de l'ère du papier et des processus manuels à l'ère numérique des ordinateurs portables et des téléphones portables a permis une gestion plus efficace des événements, une communication simplifiée et une adaptation plus rapide aux changements de situation. « Plus besoin de transporter des kilos de paperasse. Il suffit de notre téléphone portable pour mettre en œuvre un changement et diffuser une communication personnalisée et ciblée aux participants concernés », explique Edwards.
Reier souligne l'évolution de la planification des événements, passant d'une planification axée sur les souhaits des organisateurs de réunions ou des dirigeants d'entreprise à une approche davantage centrée sur les participants. « Nous nous concentrons désormais sur l'expérience des participants », déclare-t-elle. « Reconnaissant que les participants sont au cœur du succès de l'événement, cette approche garantit qu'ils apprennent, se sentent reconnus et, au final, génèrent un retour sur investissement pour l'entreprise. »
Everett explore l'évolution des expériences événementielles d'entreprise. « Le bien-être est le nouveau "golf". Auparavant, les organisateurs d'événements recherchaient souvent des hébergements avec parcours de golf sur place. Aujourd'hui, l'accent est mis sur le bien-être holistique. Les participants souhaitent désormais participer à une séance de yoga matinale, à une séance de méditation sur la plage ou à des salles de réunion plus intimes, loin de l'agitation des salles de bal et des sièges de conférence formels. »
Les points d'eau réutilisables, les interventions axées sur la santé et les activités de team building au service des communautés locales sont devenus des incontournables des événements d'affaires modernes, témoignant d'un engagement accru en faveur du développement durable et de la RSE. Les participants sont désormais attentifs à la qualité des produits et services proposés et à l'impact des activités auxquelles ils participent.
Reier reconnaît que la durabilité prend différentes formes pour différentes entreprises et individus ; de l'élimination des bouteilles d'eau à usage unique, à la refonte des cadeaux promotionnels et des cadeaux publicitaires, et à l'introduction de stations d'eau pour réduire l'empreinte carbone.
Reier explique l'évolution radicale du rôle des organisateurs d'événements. « Auparavant, nous étions dans le domaine de la logistique », reflétant la nature plus administrative et opérationnelle du métier. « Aujourd'hui, les organisateurs d'événements opèrent à un niveau stratégique bien plus élevé. Ils ne sont plus seulement des organisateurs, mais sont responsables de la gestion des technologies de pointe, des négociations contractuelles et du respect du devoir de diligence envers les participants », explique-t-elle. De nombreuses responsabilités autrefois réservées à des postes spécialisés ont désormais convergé vers le domaine des organisateurs d'événements, exigeant une compréhension plus approfondie des technologies, des subtilités juridiques et du bien-être des participants.
« Ce qui n'a pas changé dans l'organisation d'un événement, c'est l'attention portée aux détails, la logistique et la coordination et la planification approfondies en coulisses. Notre mission principale est de veiller à gérer tous ces détails complexes et en constante évolution, afin que l'expérience des participants soit irréprochable », explique Edwards.
La valeur de l'expérience et de l'adaptabilitéEverett souligne l'expérience inestimable de CTM M&E. « Nous disposons d'une équipe expérimentée », explique-t-elle. « Cette expérience ne se limite pas à la planification d'événements réussis, mais permet aussi d'apprendre de l'inattendu et d'évoluer avec le secteur. C'est le genre de connaissances qui ne s'enseignent ni ne s'apprennent dans les manuels. »
Elle évoque le fait que les contrats étaient autrefois aussi simples qu'un hôtel acceptant de fournir des chambres, souvent rédigés sur une serviette en papier. Aujourd'hui, le secteur de l'événementiel et du voyage exige une compréhension approfondie des contrats formels et juridiquement contraignants, ainsi que des négociations complexes.
Awwad se souvient d'un client qui rencontrait d'importantes difficultés en termes de personnel au sein de son équipe chargée des réunions et des événements. Organiser quatre événements en un mois, ainsi qu'une grande conférence incluant de nombreux événements annexes, représentait un défi de taille. « Nous avons pris les rênes et conçu une structure pour planifier, collaborer et exécuter l'ensemble. Et, dans le cadre de la planification, nous avons même créé des procédures opérationnelles standardisées pour la gestion des événements, définissant les processus et les normes de réunions futures du client. Dire qu'ils étaient reconnaissants était un euphémisme. »
Awwad raconte ensuite une autre histoire : un ouragan se préparait en mer et s'apprêtait à frapper le lieu d'un événement où se tenait une conférence mondiale annuelle. L'équipe CTM M&E a travaillé sans relâche pour suivre les participants et gérer le stock de salles. Des espaces supplémentaires ont été déplacés après la tempête afin d'éviter les zones endommagées par les eaux. Lorsque les intervenants n'ont pas pu se déplacer, le contenu des sessions a été adapté afin de transmettre des messages importants aux participants.
Lors de l'organisation d'un événement australien réunissant 3 500 participants venus de 14 pays, Edwards se souvient : « Nous avons dû fermer des routes et contrôler les feux de circulation ; c'était de la folie. Mais voir tout ce monde réuni au même endroit et savoir que vous et votre équipe avez réussi à créer cette expérience est un événement que je n'oublierai jamais. »
De l'acheminement par hélicoptère de fournitures et de personnes jusqu'au sommet d'un glacier à l'organisation de cinq événements en un mois avec un court préavis, en passant par la gestion de changements majeurs sur place en raison d'un ouragan ou l'organisation de fermetures de routes pour faciliter les déplacements de masse, l'équipe CTM M&E a accumulé une riche expérience unique en matière de gestion d'événements au cours de ses 30 années et plus.
Alors que nous revenons sur 30 ans d'expérience en gestion de réunions et d'événements chez CTM, le paysage continue d'évoluer et l'avenir offre des perspectives prometteuses. Grâce aux avancées technologiques rapides, les clients peuvent s'attendre à ce que les expériences basées sur l'IA deviennent partie intégrante de leurs événements professionnels. Le développement durable et les pratiques éco-responsables devraient être au cœur des préoccupations du secteur, tout comme la personnalisation renforcée et l'analyse des données pour créer des expériences sur mesure pour les participants.
La demande de réunions et d'événements continue de croître. « Je ne prévois pas de ralentissement prochain, car les entreprises ont compris l'importance des échanges et de la collaboration en présentiel », déclare Reier. Alors que de nombreuses entreprises réduisent leurs locaux et que de plus en plus de personnes travaillent à distance, la demande de rencontres entre employés par le biais d'événements restera forte.
Le parcours de CTM M&E, de ses humbles débuts en tant qu'agence événementielle australienne à son statut de spécialiste mondial de l'événementiel présent sur quatre continents, reflète cette transformation, mettant en avant l'adaptabilité et la résilience requises dans un monde de l'événementiel en constante évolution. Grâce à cette évolution, l'avenir offre des perspectives prometteuses aux organisateurs d'événements et à leurs clients professionnels, qui continuent de façonner l'expérience des réunions et des événements, une stratégie après l'autre.
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