Hotels en conferenties: aanbestedingen hebben de voorkeur

In plaats van rechtstreeks met hotelkandidaten te onderhandelen, worden aanbestedingen steeds gebruikelijker. Naast kostenbeheersing is het doel het verhogen van de medewerkerstevredenheid en duurzaamheid. Voor congressen ligt de situatie echter anders.

Volgens een onderzoek van de Global Business Travel Association (GBTA) en technologieprovider Cvent passen travelmanagers hun inkoopstrategieën steeds vaker aan de veranderende behoeften van hun bedrijf aan. Het rapport "Hotel and Meeting Sourcing: The Current Landscape and the Future" is gebaseerd op een enquête onder 278 zakenreismanagers en hotelprofessionals uit de VS, Canada en Europa.

Een aanbesteding is voor iedereen hetzelfde

Zo onderhandelt twee derde (63 procent) van de travelmanagers rechtstreeks met hotels via officiële RFP-procedures (Request for Proposal). 47 procent doet hun aanvragen uitsluitend via RFP's (Request for Proposal), terwijl nog eens 16 procent zowel formele als informele methoden gebruikt. Een derde (36 procent) onderhandelt zonder officiële RFP's. Vooral kleinere bedrijven met maximaal 5.000 werknemers voeren overwegend informele onderhandelingen (69 procent), terwijl grotere bedrijven grotendeels vertrouwen op RFP's. In Europa is het exclusieve gebruik van RFP's nog wijdverbreider, met 55 procent.

De redenen waarom travelmanagers de voorkeur geven aan aanbestedingen, liggen in de nadelen van informele onderhandelingen. Voorbeelden die worden genoemd zijn minder standaardisatie (53 procent), onvolledig begrip van hotelcontracten (47 procent) en minder mogelijkheden tot vergelijking (37 procent).

Vaste prijzen, kortingen en gratis diensten

Vaste tarieven blijven met 79 procent de kern van beheerde hotelprogramma's, aangevuld met dynamische kortingen op individueel hotelniveau (47 procent). Hotels verhogen vaak de waarde van partnerschappen met voorzieningen zoals gratis ontbijt (53 procent) en gratis annuleringen of kwijtschelding van kosten (50 procent). Een meerderheid van de reisprogramma's (84 procent) vergelijkt regelmatig onderhandelde kortingen met openbare tarieven.

Er is nog ruimte voor verbetering bij de inkoop van congreslocaties

In tegenstelling tot hotelinkoop is de strategische inkoop van vergaderruimten en evenementenlocaties minder ontwikkeld. Slechts 32 procent van de bedrijven beschikt over een goed ontwikkeld programma voor beheerde vergaderingen. 61 procent gebruikt RFP's voor vergaderingen, 55 procent onderhandelt informeel en 15 procent boekt rechtstreeks zonder strategisch proces. Een derde heeft geen vastgelegd inkoopproces voor vergaderruimten.

Nadelen van informele onderhandelingen zijn onder meer hogere kosten en gemiste besparingen (79 procent), verminderd datagebruik voor toekomstige onderhandelingen (74 procent) en beveiligingsrisico's (63 procent). Bedrijven met duidelijk gedefinieerde inkoopprocessen melden een gemiddelde besparing van 22 procent door vergelijking, onderhandelingen en betere communicatie.

Andere nadelen van informele onderhandelingen zijn onder meer handmatige processen, minder standaardisatie (69 procent), minder locaties (60 procent) en slechtere prijzen en kortingen (52 procent).

(uw)

Dit zou u ook kunnen interesseren:

MICE-markt: meer deelnemers, minder evenementen

Vier vergaderfouten: wat trainers absoluut niet leuk vinden

Grote evenementen: meer beveiliging voor arena's, hallen en stadions