btTB-Reisekonferenz 2025: Einblicke und Trends

Für diejenigen unter uns, die schon ein paar Jahre älter sind, sind die Erinnerungen an die Ära der Firmenmeetings und -veranstaltungen der 90er Jahre zweifellos tief in unserem Gedächtnis verankert. Wir stolzierten in die Ballsäle der Hotels, sahen uns einem Meer aus Power-Anzügen und Haarspray gegenüber, tauschten Visitenkarten aus, lauschten den Hauptrednern und gönnten uns eine dekadente Auswahl an Cocktailwürstchen und Mini-Quiches.

Es gab keine Online-Registrierungen, keine QR-Codes, keine Live-Umfragen und schon gar kein Live-Streaming. Klemmbretter, Flipcharts, Korrekturflüssigkeit und Textmarker waren die besten Freunde eines Eventmanagers.

Anlässlich des 30. Geburtstags von Corporate Travel Management (CTM) blicken wir auf die vergangenen drei Jahrzehnte der Unternehmenstreffen und -veranstaltungen zurück. Während bestimmte Veranstaltungsarten wie Konferenzen, Produkteinführungen und Verkaufsanreize weiterhin fester Bestandteil des Veranstaltungskalenders sind, haben sich die Methoden, die wir zur Strategieentwicklung, Durchführung und Teilnahme an diesen Veranstaltungen anwenden, grundlegend verändert.

Um uns bei dieser Zeitreise zu helfen, haben wir mit einigen unserer Eventbranche-Experten bei CTM Meetings & Events (CTM M&E) gesprochen: Tami Reier – SVP/General Manager, Nordamerika; Marla Everett – Director, Consulting Solutions, Nordamerika; Tracey Edwards – Global Strategic Lead und General Manager AU/NZ; Mike Leeson – General Manager, Europa und Teri Awwad, Executive Director of Event Operations, die diese Transformationen aus erster Hand miterlebt haben.

In einer Welt sich ständig weiterentwickelnder Trends und Technologien ist es bemerkenswert, dass die Hauptgründe für die Ausrichtung von Geschäftsveranstaltungen seit 30 Jahren relativ unverändert geblieben sind: Menschen zusammenbringen, Beziehungen pflegen, Wissen aufbauen und ein Gemeinschaftsgefühl fördern.

„Viele der Kernbranchen und Veranstaltungsarten, die wir heute sehen, sind dieselben wie vor 30 Jahren“, betont Reier. „Es sind die Prozesse und Inhalte, die sich weiterentwickelt haben.“

„Vor 30 Jahren besuchten die Menschen Veranstaltungen in erster Linie mit der Absicht, sich weiterzubilden und Kontakte zu knüpfen. Selbst vor 20 Jahren gab es noch keinen Zugang zum Internet oder leicht zugängliche Informationen, sodass Veranstaltungen hauptsächlich eine Plattform zum Lernen waren“, fügt Edwards hinzu.

Everett meint: „Das Schaffen unvergesslicher Erlebnisse hat schon immer eine entscheidende Rolle dabei gespielt, Mitarbeiter zu binden, die Unternehmenskultur zu stärken und einflussreiche Beziehungen aufzubauen. Und das war noch nie so wichtig wie in der heutigen geografisch verteilten Arbeitswelt und der globalen Wirtschaft.“

Die globale Pandemie hat das grundlegende Bedürfnis nach menschlicher Verbundenheit unterstrichen, und die Lage nach der Pandemie betont sowohl die emotionalen als auch die geschäftlichen Ziele, die Firmenveranstaltungen zugrunde liegen. „Ich denke, nach der Pandemie haben Unternehmen wieder erkannt, wie unschätzbar wertvoll emotionale Verbundenheit und das Zusammensein sind. Jetzt herrscht jedoch ein stärkeres Gleichgewicht zwischen der Erreichung der Unternehmensziele und der Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für die Teilnehmer“, sagt Everett.

Reier erinnert sich an die Zeit, als die Technologie in der Tagungs- und Veranstaltungsbranche kaum eine Rolle spielte. „Vor 30 Jahren gab es noch keine Technologie zur Veranstaltungsregistrierung, nur Telefon und Fax. Das Konzept der Online-Registrierung war noch nicht erfunden, und Eventmanager mussten lange Listen mit Registrierungsdetails mit Excel oder Word zusammenstellen.“

Nachdem die Eventmanager ihre Teilnehmerliste zusammengestellt hatten, war es an der Zeit, die Excel-Tabelle in die Tat umzusetzen und sie einem Reiseberater zu übergeben. In einer Welt ohne Automatisierung und digitale Technologie musste der Reiseberater Flug und Unterkunft für jeden Einzelnen manuell buchen, ein Flugticket ausstellen und es jedem Teilnehmer zusammen mit einer Sammlung von Unterlagen, Tickets, Reiseplan, Veranstaltungsagenda, FAQs und mehr per Post zusenden. Alles war ausgedruckt; Corporate Social Responsibility (CSR) stand noch nicht auf der Veranstaltungsagenda.

„Wir haben sogar ‚Lass es zu Hause bleiben‘-Karten für die Teilnehmer erstellt, die sie an ihren Kühlschrank kleben konnten. Darauf standen die Hotels, in denen sie übernachteten, und Telefonnummern, falls ein Familienmitglied einen Teilnehmer während seiner Abwesenheit kontaktieren musste. Damals gab es noch keine Mobiltelefone“, sagt Reier.

Edwards fügt hinzu: „Sichere Zahlungsgateways gab es nicht. Um also eine Zahlung zu tätigen, mussten wir unsere Kunden über das Festnetz anrufen, ihre Daten notieren und die Zahlung dann manuell abwickeln.“

Die Eventkommunikation war damals meilenweit von der heutigen nahtlosen und komfortablen Erfahrung entfernt. In einer Zeit vor den Mobiltelefonen verließen sich Eventorganisatoren auf Walkie-Talkies oder Funkgeräte, was die technische Einrichtung und die Kommunikationsprotokolle zusätzlich komplizierter machte.

Everett merkt an: „Man musste extrem früh vor Ort sein, um sicherzustellen, dass jeder das richtige Walkie-Talkie bekam und auf den richtigen Kanal geschaltet war.“ Dann wurden Firmenhandys eingeführt, die den Mitarbeitern ausschließlich für das Eventmanagement zur Verfügung gestellt wurden. Reier erinnert sich: „Damals hatte niemand ein eigenes Handy, daher war es ziemlich cool, ein Firmen-Klapphandy zur Verfügung stellen zu können.“ Es wurde ein Register geführt, in dem alle zugehörigen Handynummern und deren zugewiesene Eventmanager aufgeführt waren. Diese Telefone waren jedoch nicht international kompatibel, sodass die Festnetzanschlüsse der Hotels die wichtigste internationale Kommunikationsader bei Veranstaltungen blieben.

Der Registrierungsschalter für die Veranstaltung selbst erforderte eine umfangreiche IT-Einrichtung mit einem Festnetztelefon, einem Drucker und einem Fotokopierer, die alle an einen Computer angeschlossen waren.

Edwards, Reier und Everett sind sich einig, dass Technologie und Automatisierung das Event-Erlebnis maßgeblich verändert haben. Von der Registrierung bis zur eingehenden und ausgehenden Kommunikation hat die Technologie die gesamte Eventplanung nahtlos und effizient gestaltet. Der Zeitaufwand für manuelle Prozesse, die anfällig für Ungenauigkeiten und kurzfristige Änderungen waren, wurde deutlich reduziert.

Mit dem Beginn des 21. Jahrhunderts begannen sich die Ziele von Meetings und Veranstaltungen weiterzuentwickeln.

Der technologische Fortschritt hat unsere Planungs- und Kommunikationsweise grundlegend verändert. Digitale Plattformen werden genutzt, um Verträge, Ablaufpläne, Menüs, Flug- und Zimmerzuteilungen, personalisierte Veranstaltungspläne und vieles mehr zu verwalten. „Die Möglichkeit, schnell Änderungen an Plänen vorzunehmen oder Umfragen und Gamification-Funktionen für Veranstaltungen durchzuführen, hat alles verändert“, sagt Edwards.

Anfang der 2000er Jahre hielten Laptops Einzug in die Welt der Veranstaltungsplanung. „Wir dachten wirklich, wir hätten den Durchbruch geschafft“, erinnert sich Reier. Mit dem neuen „mobilen Computer“ konnten Eventmanager nun vor Ort sein und kamen damit den Freiheiten und Effizienzen der heutigen internetfähigen Mobilgeräte und Event-Apps einen großen Schritt näher.

Der Übergang vom Papierzeitalter und manuellen Prozessen zum digitalen Zeitalter von Laptops und Mobiltelefonen ermöglichte ein effizienteres Eventmanagement, eine optimierte Kommunikation und eine schnellere Anpassung an veränderte Umstände. „Wir müssen nicht mehr kiloweise Papierkram mit uns herumtragen. Wir brauchen nur unser Mobiltelefon, um Änderungen umzusetzen und den betroffenen Veranstaltungsteilnehmern personalisierte, zielgerichtete Kommunikation zu senden“, erklärt Edwards.

Reier betont die Entwicklung von der Planung von Veranstaltungen, die auf den Wünschen von Veranstaltungsinhabern oder Führungskräften basierte, hin zu einem stärker teilnehmerzentrierten Ansatz. „Wir konzentrieren uns jetzt auf das Teilnehmererlebnis“, erklärt sie. „Da wir wissen, dass die Teilnehmer für den Erfolg einer Veranstaltung entscheidend sind, stellt dieser Ansatz sicher, dass sie lernen, sich anerkannt fühlen und letztendlich den ROI für das Unternehmen steigern.“

Everett geht auf den Wandel bei Firmenveranstaltungen ein. „Wellness ist das neue ‚Golf‘. Früher suchten Eventmanager oft nach Unterkünften mit Golfplätzen vor Ort. Heute liegt der Fokus eher auf der Förderung des ganzheitlichen Wohlbefindens. Teilnehmer suchen heute nach einer morgendlichen Yoga-Sitzung, einer Meditationserfahrung am Strand oder intimeren Pausenräumen abseits des Trubels von Ballsälen und formellen Konferenzräumen.“

Nachfüllbare Wasserstationen, gesundheitsorientierte Vorträge und Teambuilding-Aktivitäten, die der lokalen Gemeinschaft etwas zurückgeben, sind zu einem festen Bestandteil moderner Business-Events geworden und spiegeln ein verstärktes Engagement für Nachhaltigkeit und CSR wider. Die Teilnehmer legen heute besonderen Wert auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sowie auf die Wirkung der Aktivitäten, an denen sie teilnehmen.

Reier räumt ein, dass Nachhaltigkeit für verschiedene Unternehmen und Einzelpersonen unterschiedliche Formen annimmt: von der Abschaffung von Einweg-Wasserflaschen über die Neugestaltung von Werbegeschenken und Werbegeschenken bis hin zur Einführung von Wasserstationen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks.

Reier erklärt den enormen Wandel in der Rolle des Eventmanagers: „Früher waren wir in der Logistik tätig“, und erinnert an den eher administrativen und operativen Charakter des Jobs. „Heutzutage agieren Eventmanager jedoch auf einer viel höheren strategischen Ebene. Sie sind nicht mehr nur Organisatoren, sondern auch für den Umgang mit fortschrittlichen Technologien, Vertragsverhandlungen und die Gewährleistung der Fürsorgepflicht gegenüber den Veranstaltungsteilnehmern verantwortlich“, sagt sie. Viele Aufgaben, die früher spezialisierten Rollen vorbehalten waren, sind heute in den Zuständigkeitsbereich des Eventmanagers gerückt und erfordern ein tieferes Verständnis von Technologie, rechtlichen Feinheiten und dem Wohl der Teilnehmer.

„Was sich bei der Veranstaltungsplanung nicht geändert hat, ist der Fokus auf Details, die Logistik und die umfangreiche Koordination und Planung hinter den Kulissen. Unsere Hauptaufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass wir uns um all diese komplizierten, sich schnell ändernden Details kümmern, damit das Teilnehmererlebnis unübertroffen ist“, sagt Edwards.

Everett betont die unschätzbare Erfahrung von CTM M&E. „Wir haben ein erfahrenes Team“, sagt sie. „Diese Erfahrung besteht nicht nur darin, erfolgreiche Veranstaltungen zu planen, sondern auch darin, aus Unerwartetem zu lernen und sich mit der Branche weiterzuentwickeln. Dieses Wissen kann man weder lehren noch aus Lehrbüchern lernen.“

Sie erinnert sich, dass Verträge früher so einfach waren wie die Vereinbarung eines Hotels zur Bereitstellung von Zimmern, oft mit auf die Rückseite einer Serviette gekritzelten Vereinbarungen. Die Veranstaltungs- und Reisebranche erfordert heute jedoch ein umfassendes Verständnis formeller, rechtsverbindlicher Verträge und komplexer Verhandlungen.

Awwad erinnert sich an einen Kunden, dessen Meeting- und Eventteam mit erheblichen Personalproblemen zu kämpfen hatte. Die Durchführung von vier Events in einem Monat sowie einer großen Konferenz mit mehreren Nebenveranstaltungen war eine enorme Herausforderung. „Wir haben die Zügel in die Hand genommen und eine Struktur für die Planung, Zusammenarbeit und Durchführung aller Events entwickelt. Neben der Planung haben wir sogar Standardverfahren für das Eventmanagement entwickelt, die die zukünftigen Meeting-Prozesse und -Standards des Kunden berücksichtigen. Zu sagen, dass sie dankbar waren, wäre untertrieben.“

Awwad erzählt eine weitere Geschichte: Auf See braute sich ein Hurrikan zusammen, der auf einen Veranstaltungsort zusteuerte, an dem eine jährliche globale Konferenz stattfand. Das CTM M&E-Team arbeitete rund um die Uhr, um die Teilnehmer zu erfassen und die Zimmerbelegung zu verwalten. Weitere Veranstaltungsräume wurden nach dem Sturm verlegt, um wassergeschädigte Bereiche zu vermeiden. Und wo Redner nicht anreisen konnten, wurde die Tagesordnung der Sitzungen angepasst, um den Veranstaltungsteilnehmern dennoch wichtige Botschaften zu vermitteln.

Edwards erinnert sich an die Organisation einer australischen Veranstaltung für 3.500 Teilnehmer aus 14 Ländern: „Wir mussten Straßen sperren und Ampeln regeln; es war Wahnsinn. Aber all diese Menschen an einem Ort zu sehen und zu wissen, dass Sie und Ihr Team dieses Erlebnis erfolgreich gestaltet haben, ist ein unvergessliches Erlebnis.“

Vom Transport von Hilfsgütern und Personal per Helikopter auf einen Gletscher bis hin zur kurzfristigen Durchführung von fünf Veranstaltungen innerhalb eines Monats, von der Bewältigung größerer Änderungen vor Ort aufgrund eines Hurrikans bis hin zur Anordnung von Straßensperrungen zur Erleichterung von Massenbewegungen hat das CTM M&E-Team in seinen über 30 Jahren eine Fülle einzigartiger Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement gesammelt.

Wenn wir auf 30 Jahre Meeting- und Eventmanagement bei CTM zurückblicken, sehen wir, dass sich die Branche ständig weiterentwickelt und die Zukunft spannende Möglichkeiten bietet. Dank des rasanten technologischen Fortschritts können Kunden erwarten, dass KI-gestützte Erlebnisse zu einem integralen Bestandteil ihrer Geschäftsveranstaltungen werden. Nachhaltigkeit und umweltbewusste Praktiken werden in der Branche im Vordergrund stehen, ebenso wie verbesserte Personalisierung und datenbasierte Erkenntnisse, um maßgeschneiderte Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen.

Die Nachfrage nach Meetings und Events steigt weiter. „Ich gehe nicht davon aus, dass sich dieses Tempo in absehbarer Zeit verlangsamen wird, da Unternehmen den klaren Wert persönlicher Kontakte und Zusammenarbeit erkannt haben“, so Reier. Da viele Unternehmen ihre Büroflächen reduzieren und mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, wird der Wunsch nach Vernetzung der Mitarbeiter über Events weiterhin stark bestehen.

Die Entwicklung von CTM M&E, von den bescheidenen Anfängen als australisches Eventmanagement-Unternehmen zu einem globalen Event-Spezialisten mit Aktivitäten auf vier Kontinenten, spiegelt diesen Wandel wider und unterstreicht die Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit, die in der sich ständig wandelnden Welt der Eventplanung erforderlich sind. Diese Entwicklung eröffnet Eventmanagern und ihren Firmenkunden spannende Zukunftsperspektiven, da sie das Meeting- und Event-Erlebnis mit jedem strategischen Schritt weiter gestalten können.