NCBR reagiert auf Vorwürfe bezüglich Wirtschaftsprüfern

• Das Startup Human Culture streitet seit 16 Monaten mit NCBR über die Bewertung des Projekts.
• Derzeit laufen staatsanwaltschaftliche Ermittlungen zu möglichen Interessenkonflikten im Zusammenhang mit den Handlungen des Wirtschaftsprüfers, der das Unternehmen bewertet.
• Der Direktor des NCBR bestätigt die Entscheidung der Prüfer. „Bei dem gegebenen Standort [dem Firmensitz – Anm. d. Red.] handelt es sich um eine gemietete Fläche, die es jedoch unmöglich macht, Ausrüstung und Personen in die Räumlichkeiten zu bringen“, schreibt er.

Die Bezirksstaatsanwaltschaft Warszawa Wola ermittelt wegen Machtmissbrauchs durch Mitarbeiter des Nationalen Zentrums für Forschung und Entwicklung. Der Fall betrifft die Inbetriebnahme von DPC Audit Partner sp. z o.o. im November 2023. z o. O. eine Finanzprüfung eines Projekts von Human Culture sp. durchzuführen. z o. O. Diese Maßnahmen hätten dem Unternehmen laut Mitteilung des Präsidenten des Startups Schaden zufügen können. Wie der Sprecher der Staatsanwaltschaft mitteilte, werde sachlich ermittelt, nicht gegen konkrete Personen.

Probleme eines KI-Startups

Worum geht es? Das Startup erhielt eine Finanzierung im Rahmen des operationellen Programms „Intelligentes Wachstum“. Kurz vor Projektende ergab eine vom NCBR in Auftrag gegebene Prüfung, dass die IT-Arbeit am Projekt aus der Ferne durchgeführt wurde, was nach Ansicht des Prüfers nicht mit den Regeln des Programms vereinbar war – eine notwendige Voraussetzung für die Beantragung von Fördermitteln war die Durchführung des Projekts in einer weniger entwickelten Region. Der Abschlussprüfer kam zu dem Schluss, dass das Unternehmen diese Voraussetzung nicht erfüllte.

Human Culture behauptet jedoch, über Beweise in Form von Verträgen und Rechnungen zu verfügen, die die Existenz und den Betrieb des Büros in Stettin bestätigen, wo das Projekt durchgeführt wurde. Darüber hinaus wird argumentiert, dass die Fernarbeit aufgrund der COVID-19-Pandemie notwendig gewesen sei und mit den zum Zeitpunkt des Projekts geltenden Gesetzen und Praktiken im Einklang gestanden habe.

In seinem Bericht an die Staatsanwaltschaft argumentiert der Firmenpräsident, dass die Wirtschaftsprüfer sowohl finanzielle als auch persönliche Verbindungen zu den direkten Konkurrenten des Unternehmens hätten. Wir haben den Fall im Text „Neue Probleme des NCBR. Die Staatsanwaltschaft hat Ermittlungen eingeleitet, im Hintergrund stehen ein möglicher Interessenkonflikt und der Zusammenbruch des Unternehmens.“ ausführlicher beschrieben.

Nach der Veröffentlichung schickte uns der Direktor des NCBR zusätzliche Erklärungen zu dieser Angelegenheit. Prof. Jerzy Małachowski ist der Ansicht, dass die Prüfer Recht hatten.

Position des NCBR zum Unternehmen Human Culture:

Wir möchten Sie darüber informieren, dass die Abteilung Projektkontrolle des Nationalen Zentrums für Forschung und Entwicklung im Rahmen des Projekts POIR.01.01.01-00-2039/20 „Entwicklung und Überprüfung einer IT-Plattform unter Einsatz von Modellen künstlicher Intelligenz und Psychometrie zur Automatisierung ausgewählter Elemente von Rekrutierungsprozessen unter Betriebsbedingungen“ am 6. und 7. Dezember 2023 eine Vor-Ort-Inspektion durchgeführt hat. Der Umfang der Inspektion umfasste eine Bewertung der Projektumsetzung durch HUMAN CULTURE sp. z o. O. sowohl inhaltlich als auch finanziell.

Wir möchten betonen, dass es nicht stimmt, dass die Vorbehalte gegenüber der Umsetzung des Projekts die pandemiebedingte Fernarbeit betrafen – dies war nicht das Hauptproblem. Gemäß der Wettbewerbsordnung 6/1.1.1/2020 „Fast Track“ war eine notwendige Voraussetzung für die Beantragung von Fördermitteln und die anschließende Gewährung finanzieller Unterstützung für die Umsetzung des Projekts die tatsächliche Umsetzung des Projekts in einer weniger entwickelten Region. Das Prüfteam stellte jedoch fest, dass es sich bei der vom Begünstigten im Antrag und in der Kofinanzierungsvereinbarung als Ort der Projektdurchführung angegebenen Adresse in Stettin tatsächlich um die Adresse eines virtuellen Büros für Registrierungs- und Lieferzwecke handelte. Bei der Inspektion legte der Begünstigte keine Unterlagen vor, die bestätigten, dass die Projektarbeit tatsächlich in Stettin durchgeführt wurde.

Der Begünstigte von HUMAN CULTURE sp. z o. o. äußerte in einem Schreiben vom 20. August 2024 an die Verwaltungsbehörde des POIR Zweifel an der Objektivität der Bewertung des Kontrollteams, das am 6. und 7. Dezember 2023 eine Inspektion im Rahmen des Projekts „Entwicklung und Überprüfung einer IT-Plattform unter Betriebsbedingungen unter Verwendung von Modellen künstlicher Intelligenz und Psychometrie zur Automatisierung ausgewählter Elemente von Rekrutierungsprozessen“ durchführte.

Aus diesem Grund hat die zwischengeschaltete Stelle beschlossen, zusätzliche Maßnahmen durchzuführen, um das Auftreten von Unregelmäßigkeiten zu überprüfen, die das Kontrollteam in Bezug auf den Ort der Projektdurchführung festgestellt hat. Die abschließende Beurteilung der korrekten Projektdurchführung umfasst den gesamten materiellen und finanziellen Umfang des Projekts sowie dessen Übereinstimmung mit den ursprünglichen Annahmen und der abgeschlossenen Vereinbarung.

Diese Überprüfung wurde von der Abteilung für die Zusammenarbeit mit Begünstigten des NCBR anhand der im endgültigen Zahlungsantrag enthaltenen Dokumente und der in Artikel 10 genannten Kontrolle am Ende des Projekts durchgeführt. 22 des Gesetzes vom 11. Juli 2014 über die Grundsätze der Umsetzung der im Rahmen der Finanziellen Vorausschau 2014–2020 finanzierten Programme der Kohäsionspolitik, worüber der Begünstigte mit Schreiben vom 18. September 2024 informiert wurde.

Es ist hervorzuheben, dass die Überprüfung und Endabnahme zwischen dem 18. September und dem 10. Dezember 2024 ein unabhängiger Vorgang war von der oben genannten Ende 2023 durchgeführten Abnahme. Der Begünstigte wurde daher erneut aufgefordert, zum Zwecke der Überprüfung und endgültigen Bestätigung des Projektumsetzungsorts gemäß der Kofinanzierungsvereinbarung und den Wettbewerbsunterlagen vollständige Unterlagen einzureichen (einschließlich der Einreichung von Vereinbarungen, Protokollen und eventueller Fotodokumentation).

Im angegebenen Zeitraum, d. h. vom 18. September bis 10. Dezember 2024, arbeitete die Abteilung für Begünstigtenkooperation des NCBR mit Human Culture Sp. z o.o. zusammen. z o. O. Es fand ein entsprechender Schriftwechsel statt, in dem wiederholt die Vorlage der vollständigen Unterlagen zur Überprüfung und endgültigen Bestätigung des Projektumsetzungsortes gemäß Fördervertrag und Wettbewerbsunterlagen gefordert wurde.

In dem von Human Culture Sp. z o.o. bereitgestellten Formular. z o. O. Der Begünstigte argumentierte anhand der Unterlagen und Erklärungen, dass:

a) Der Begünstigte hat klar angegeben, dass das Projekt vollständig aus der Ferne umgesetzt wurde und dass zur Bündelung der Forschungs- und Entwicklungsarbeiten eine Cloud-IT-Infrastruktur genutzt wurde.

b) Das Team hat Projektaufgaben remote ausgeführt.

Die Vereinbarungen wurden während der COVID-19-Pandemie geschlossen, also zu einer Zeit, als Arbeitgeber aufgrund allgemeingültiger Bestimmungen die Möglichkeit hatten, auf der Grundlage von Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern von zu Hause aus zu arbeiten. Der Begünstigte legte jedoch keine Unterlagen vor, die bestätigen, dass in diesem Fall derartige Vereinbarungen getroffen wurden.

c) Gemäß den Erklärungen und Erläuterungen des Begünstigten wurden die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten zur Schaffung geistigen Eigentums im Rahmen des Projekts über Cloud-Dienste durchgeführt, die vom Hauptsitz in Stettin als Ort der Projektdurchführung registriert und verwaltet wurden. Das Unternehmen nutzte die Möglichkeiten der in Stettin registrierten Cloud als Ort zur Bündelung aller industriellen Forschungs- und Entwicklungsarbeiten.

d) Die vorgelegten Kopien der Berichte über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten für die Jahre 2021, 2022 und 2023, die der Zuwendungsempfänger dem Statistischen Zentralamt übermittelte, enthielten keine Informationen über den Ort, an dem sich die Organisationseinheit befindet (wo die Forschungsarbeiten in den Berichtszeiträumen durchgeführt wurden).

„Prozessmanagement ist nicht dasselbe wie dessen Umsetzung“

Wir informieren Sie, dass gemäß den Wettbewerbsunterlagen „der Ort der Projektdurchführung der Ort ist, an dem der Antragsteller den wertmäßig größten Teil der industriellen Forschungs- und Entwicklungsarbeit durchführt – selbstständig als Einzelantragsteller und selbstständig als Konsortiumsmitglied bei der Durchführung des Projekts im Rahmen eines Konsortiums. Kann dies nicht bestimmt werden, ist es der Ort, an dem der Antragsteller den wertmäßig wichtigsten Teil der industriellen Forschungs- und Entwicklungsarbeit durchführt – selbstständig als Einzelantragsteller und selbstständig als Konsortiumsmitglied bei der Durchführung des Projekts im Rahmen eines Konsortiums. Kann auch dies nicht bestimmt werden, ist es der Ort der Umsetzung der Ergebnisse der Forschungs- und Entwicklungsarbeit (Investitionsort). Kann keine der oben genannten Bedingungen bestimmt werden, ist es der Ort, der dem Sitz des Einzelantragstellers entspricht, und wenn das Projekt im Rahmen eines Konsortiums durchgeführt wird – der Sitz jedes Konsortiumsmitglieds.

Nach der Analyse der eingereichten Unterlagen und Erklärungen stellte NCBR fest, dass aus den Quelldokumenten nicht hervorgeht, dass der Firmensitz sich in Stettin, ul. befindet. Der Ort, an dem das Projekt gemäß der Wettbewerbsdokumentation umgesetzt wurde, war Cyfrowa 6.

Am gegebenen Standort gibt es einen gemieteten Raum, der jedoch die Einführung von Geräten und Personen in seine Räumlichkeiten verhindert, und die Verfügbarkeit des Konferenzraums (vom Vermieter gegen Gebühr zur Verfügung gestellt) wurde vom Zuschussempfänger ausschließlich für die Zwecke von Treffen mit dem Prüfteam im Dezember 2023 genutzt. Es wurden jedoch keine Dokumente eingereicht, die die Nutzung des Raums im Rahmen des Forschungsprojekts bestätigen würden.

Das Kriterium des Durchführungsorts für die Nutzung der Cloud-Dienste Google Cloud und MongoDB kann nicht als erfüllt angesehen werden, da diese (gemäß den Erklärungen des Begünstigten) am Firmensitz in Stettin registriert und verwaltet wurden und die Durchführung aller Arbeiten im Rahmen der industriellen Forschungs- und Entwicklungsarbeit kumuliert wurde.

Die Verwaltung des Prozesses ist nicht dasselbe wie seine Umsetzung selbst und diese fand tatsächlich an anderen Orten statt, die in der Bewerbung nicht angegeben waren (aufgrund der Verwendung der Formel für Fernarbeit).

Unter Berücksichtigung des Vorstehenden kam NCBR in seinem Schreiben „Ergebnisse der abschließenden Inspektion“ vom 10. Dezember 2024 zu dem Schluss, dass der Standort der Projektumsetzung nicht mit der Wettbewerbsdokumentation übereinstimmte. Die Position des NCBR wurde auch in einem Schreiben vom 20. Januar 2025 bestätigt.

Es handelt sich hierbei um eine Unregelmäßigkeit hinsichtlich des Ortes der Projektdurchführung, die nicht mit der Wettbewerbsdokumentation und der Vereinbarung vereinbar ist: § 3 Abs. 1 der Vereinbarung: „Der Begünstigte verpflichtet sich, das Projekt im Rahmen des im Projektbudget festgelegten Umfangs gemäß (...) der Vereinbarung und ihren Anhängen durchzuführen …“;

Pkt. 6 und 7 der Wettbewerbsordnung vom 01.06.2020 „Der Wettbewerb ist offen für Projekte, die auf dem Gebiet der Republik Polen umgesetzt werden, und zwar nur in weniger entwickelten Regionen. Weniger entwickelte Regionen sind alle Woiwodschaften mit Ausnahme der Woiwodschaft Masowien (eine stärker entwickelte Region).“

Gemäß § 15 Abs. 3 Punkte 2 der Finanzierungsvereinbarung: „Die zwischengeschaltete Stelle kann die Finanzierung aussetzen oder die Vereinbarung mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn (…) der Zuwendungsempfänger die Durchführung des Projekts eingestellt hat oder es in einer Weise durchführt, die der Vereinbarung zuwiderläuft oder gegen das Gesetz verstößt.“

Wir möchten außerdem darauf hinweisen, dass in den NCBR-Verfahren die Regeln für die Abgabe personalisierter Erklärungen zur Unparteilichkeit und zum Fehlen von Interessenkonflikten durch Mitglieder der Inspektionsteams und externe Unternehmen detailliert festgelegt sind. Die Auswahl externer Unternehmen zur Projektsteuerung erfolgt im Rahmen von Ausschreibungsverfahren.

Die Auswahl der Unternehmen erfolgt im Rahmen offener Ausschreibungen gemäß dem Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen. Die Auswahl des Angebots erfolgt stets im Rahmen eines transparenten Ausschreibungsverfahrens. In diesem Fall wurden alle Kontrollanforderungen erfüllt. Die Erklärungen der Mitglieder des Auditteams und von DPC Audit Partner sp. z o. O. sind in den Prüfungsunterlagen enthalten.