e.firma in de problemen? SAT Survivalgids: Herstel wachtwoorden, herstel fouten en verlies de toegang niet!

Uw elektronische handtekening is essentieel voor de SAT-procedure, maar er kunnen problemen optreden! Bent u uw wachtwoord vergeten, is uw certificaat verlopen of ondervindt u technische problemen? In deze handleiding leest u hoe u dit kunt oplossen en uw digitale identiteit veilig en functioneel kunt houden.

De e-handtekening, voorheen bekend als Geavanceerde Elektronische Handtekening (FIEL), is veel meer dan een eenvoudig digitaal bestand. Het is uw officiële identiteitsbewijs tegenover de Belastingdienst en andere overheidsinstanties. Het bestaat uit drie cruciale elementen: een digitaal certificaat (.cer-bestand), een persoonlijke sleutel (.key-bestand) en een wachtwoord om toegang te krijgen tot de persoonlijke sleutel.

Het belang ervan is te danken aan het feit dat u hiermee een groot aantal procedures online kunt voltooien, documenten elektronisch kunt ondertekenen met dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening, belastingaangiften kunt indienen, restituties kunt aanvragen en over het algemeen veilig kunt communiceren met de SAT. Juist vanwege de hoge mate van beveiliging en de noodzaak voor belastingbetalers om deze onderdelen te beveiligen, kunnen er problemen ontstaan: vergeten wachtwoorden, kwijtgeraakte bestanden of technische problemen bij het gebruik.

Dit is een van de meest schrijnende problemen. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat we het hebben over het wachtwoord van de persoonlijke sleutel (.key-bestand). Dit is het wachtwoord dat u hebt aangemaakt toen u voor het eerst uw elektronische handtekening zette en dat u sterk moest maken. Dit is niet hetzelfde als het algemene toegangswachtwoord tot het SAT-portaal (bekend als CIEC).

Unieke en onontkoombare oplossing: als u het wachtwoord van uw privésleutel (.key) bent vergeten, is er GEEN manier om dit online te herstellen. Om maximale veiligheidsredenen biedt de SAT geen mogelijkheid om dit wachtwoord op afstand te herstellen. De enige manier is om persoonlijk naar een SAT-kantoor te gaan om uw huidige e-handtekeningcertificaat in te trekken en een nieuw certificaat aan te vragen. U moet een afspraak maken, meestal onder de kop ‘e.handtekening verlengen of intrekken voor natuurlijke personen’ (of het equivalent voor rechtspersonen).

Het onvermogen om online te herstellen is geen systeemstoring, maar een belangrijke beveiligingsmaatregel. De elektronische handtekening heeft dezelfde geldigheid als een handgeschreven handtekening. Als het wachtwoord van de privésleutel eenvoudig online zou kunnen worden hersteld, zou dat een groot beveiligingsrisico vormen, wat kan leiden tot identiteitsdiefstal en fraude.

Doordat de houder persoonlijk moet verschijnen bij de SAT, kan er een betrouwbare identificatie van de houder plaatsvinden voordat er een nieuwe e-handtekening wordt afgegeven. Hiermee willen we belastingbetalers duidelijk maken hoe belangrijk het is om hun wachtwoorden en .key-bestanden te beschermen, met dezelfde ijver waarmee ze hun meest waardevolle fysieke documenten of de sleutels van hun bezittingen zouden beschermen.

"Je e-handtekeningwachtwoord is als de combinatie van je digitale kluis. Als je hem vergeet, kun je hem alleen 'openen' en een nieuwe krijgen door persoonlijk naar de SAT te gaan en te bewijzen wie je bent."

De e-handtekening is 4 jaar geldig vanaf de datum van uitgifte. Het is van groot belang dat u deze datum in de gaten houdt, zodat u uw abonnement tijdig kunt verlengen.

Online verlengen (als uw e-handtekening nog GELDIG is of MINDER DAN 1 JAAR na de vervaldatum is verlopen):

• Met behulp van het Certifica-programma (voorheen Solcedi): Dit is de traditionele methode. U moet de Certifica-aanvraag downloaden via het SAT-portaal, de optie 'Aanvraag voor verlenging elektronische handtekening' selecteren, de .cer- en .key-bestanden voor de elektronische handtekening die u wilt verlengen bij de hand hebben (ongeacht of ze nog geldig zijn of minder dan een jaar verlopen) en de instructies van het programma volgen. U hebt een internetverbinding nodig om het proces te voltooien en uw nieuwe certificaat te downloaden.
• Gebruik van SAT-ID (alleen voor individuen en als deze minder dan 1 jaar geleden is verlopen): De SAT heeft de SAT-ID-tool (satid.sat.gob.mx) geïmplementeerd waarmee individuen hun verlopen e-handtekening (die minder dan een jaar geldig is) kunnen vernieuwen via een biometrisch identificatieproces op afstand (video, applicatiehandtekening).
• Proces via CertiSAT Web: Als u de verlenging bij Certifica bent gestart, maar geen internetverbinding had om dit te voltooien, kunt u CertiSAT Web (toegankelijk via het SAT-portaal met uw huidige e.signature of CIEC-wachtwoord) gebruiken om uw verlengingsbestand (.ren) in te dienen en het nieuwe certificaat te downloaden.

Persoonlijke verlenging (vereist als uw e-handtekening MEER DAN 1 JAAR geleden is verlopen, eerder is ingetrokken of als u uw wachtwoord voor de persoonlijke sleutel of het .key-bestand bent kwijtgeraakt):

• In deze gevallen is online verlenging niet mogelijk. U moet persoonlijk naar een SAT-kantoor gaan, met een afspraak.
• Algemene vereisten: Origineel geldig officieel identiteitsbewijs, CURP, e-mailadres waartoe u toegang hebt en een verwijderbaar geheugenstation (USB). Voor rechtspersonen geldt dat indien de wettelijke vertegenwoordiger een andere persoon is dan degene die de oorspronkelijke elektronische handtekening heeft verwerkt, de statuten en de volmacht ter bevestiging van de wettelijke vertegenwoordiging vereist zijn.

De e-handtekening bestaat uit twee basisbestanden. Wat u kunt doen, hangt ervan af welke u kwijt bent:

• Als u uw .cer-bestand (Public Certificate) kwijt bent: goed nieuws! Dit bestand KAN online worden hersteld. Omdat dit het openbare deel van uw elektronische handtekening is, biedt de SAT u de mogelijkheid deze te downloaden via haar portaal. U kunt het Certificate Recovery System openen en uw RFC of het serienummer van uw certificaat (indien bekend) invoeren om het te downloaden.
• Bent u uw .key-bestand (Private Key) kwijt? Dit is slecht nieuws. Dit bestand kan niet worden hersteld. Het verliezen van uw .key-bestand staat feitelijk gelijk aan het vergeten van het wachtwoord van uw persoonlijke sleutel. De enige oplossing is om persoonlijk naar de SAT (Belastingdienst) te gaan om uw huidige certificaat in te trekken en een nieuw certificaat aan te vragen, met een nieuwe privésleutel en wachtwoord.

Soms kunnen er technische fouten optreden, zelfs als u alle componenten correct en up-to-date hebt:

• “Communicatie met SAT-services kon niet tot stand worden gebracht” of iets dergelijks bij gebruik van Certifica of bij het ondertekenen op het portaal:
  • Mogelijke oorzaken: U probeert een ingetrokken certificaat te gebruiken, u hebt het e.signature-wachtwoord onjuist ingevoerd of het .key-bestand komt niet overeen met het .cer-bestand dat u gebruikt. Het kan ook een tijdelijk probleem zijn met de SAT-verbinding.
  • Oplossing: Controleer zorgvuldig of u de juiste en actuele bestanden gebruikt en of het wachtwoord hetzelfde is als de privésleutel. Probeer alles te sluiten en probeer het opnieuw. Als het probleem zich blijft voordoen, controleer dan de status van uw certificaat op het SAT-portaal.
• “U hebt bestanden geselecteerd uit twee verschillende e-handtekeningen” (vaak op platforms van derden die e-handtekeningen gebruiken, zoals Mifiel):
  • Mogelijke oorzaken: U gebruikt het .cer-bestand van een huidige e.signature, maar het .key-bestand van een eerdere e.signature die al verlopen is (ook al komen beide uit uw RFC). Of u vermengt bestanden van de e-handtekening van een individu met die van een rechtspersoon (of andersom).
  • Oplossing: Zorg ervoor dat beide bestanden (.cer en .key) duidelijk bij hetzelfde e.firma horen, dat het actueel is en dat het het juiste belastingplichtigetype is (natuurlijke persoon of rechtspersoon) voor de procedure die u wilt uitvoeren. U kunt de geldigheid van uw certificaten controleren op het SAT-portaal.
• Problemen met Java of browser: in het verleden hadden sommige SAT-toepassingen (zoals oudere versies van Certifica of bepaalde portalmodules) specifieke afhankelijkheden van Java-versies of browserconfiguraties. Hoewel dit is verbeterd, moet u ervoor zorgen dat uw browser is bijgewerkt als u prestatieproblemen ondervindt. Als de SAT-richtlijnen dit voorschrijven, moet u ook de aanbevolen versie van Java gebruiken.

Technische fouten met e.signatures ontstaan ​​vaak door de complexiteit van het beheer van meerdere componenten (.cer- en .key-bestanden, aparte wachtwoorden voor e.signatures en CIEC, geldigheidsperiodes en specifieke software zoals Certifica). Deze fragmentatie creëert verschillende zwakke plekken. Hoewel het systeem qua beveiliging robuust is, brengt het voor de belastingplichtige een aanzienlijke administratieve last met zich mee, wat uiteraard tot fouten kan leiden. Een grotere vereenvoudiging of centralisatie van het beheer van de digitale belastingidentiteit zou een kans zijn.

Preventie is uw beste bondgenoot:

• Veilige back-up: bewaar uw .key-bestanden en het wachtwoord van uw persoonlijke sleutel op een zeer veilige locatie (bijvoorbeeld een gecodeerde USB-stick, een vertrouwde wachtwoordbeheerder) en zorg voor ten minste één veilige back-up. Behandel deze elementen met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid.
• Geldigheid in zicht: Zet de vervaldatum van uw elektronische handtekening in uw agenda en stel ruim van tevoren (minimaal een maand voordat de handtekening verloopt) een herinnering in om deze online te verlengen.
• Sterke en unieke wachtwoorden: gebruik een sterk en uniek wachtwoord voor uw privésleutel. Gebruik het niet opnieuw voor andere diensten.
• Continue verificatie: controleer voordat u een transactie voltooit of u de juiste .cer- en .key-bestanden selecteert die overeenkomen met uw huidige elektronische handtekening.
• Sla ze niet op openbare plaatsen op: laat uw e-handtekeningbestanden of wachtwoord nooit op openbare of gedeelde computers achter.

Abonneer u op onze nieuwsbrief en ontvang herinneringen over de vervaldatum van uw e-handtekening en andere belangrijke belastingtips van de SAT.

Het goed beheren van uw e-handtekening is essentieel in de huidige digitale omgeving. Met de juiste informatie en een beetje organisatie kunt u deze uitdagingen overwinnen en uw belastingidentiteit veilig en operationeel houden.

Deel deze belangrijke gids met vrienden en collega's. De e-handtekening is de sleutel voor iedereen!

Volg ons op ons X La Verdad Noticias- profiel en blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws van de dag.