Hotel e congressi: offerte preferite
Invece di negoziare direttamente con i candidati alberghieri, le gare d'appalto stanno diventando sempre più comuni. Oltre al controllo dei costi, l'obiettivo è aumentare la soddisfazione dei dipendenti e la sostenibilità. Tuttavia, la situazione è diversa per i congressi.
Secondo uno studio della Global Business Travel Association (GBTA) e del fornitore di tecnologia Cvent, i travel manager stanno adattando sempre più le loro strategie di approvvigionamento alle mutevoli esigenze delle loro aziende. Il rapporto , "Hotel and Meeting Sourcing: The Current Landscape and the Future", si basa su un sondaggio condotto su 278 travel manager e professionisti del settore alberghiero provenienti da Stati Uniti, Canada ed Europa.
La gara d'appalto è uguale per tuttiDi conseguenza, due terzi (63%) dei travel manager negoziano direttamente con gli hotel utilizzando le procedure ufficiali di RFP (Request for Proposal). Il 47% gestisce le proprie richieste esclusivamente tramite RFP, mentre un altro 16% utilizza metodi sia formali che informali. Un terzo (36%) negozia senza RFP ufficiali. In particolare, le aziende più piccole con un massimo di 5.000 dipendenti conducono prevalentemente trattative informali (69%), mentre le aziende più grandi si affidano principalmente alle RFP. In Europa, l'uso esclusivo delle RFP è ancora più diffuso, attestandosi al 55%.
Le ragioni per cui i travel manager preferiscono le gare d'appalto risiedono negli svantaggi delle negoziazioni informali. Tra gli esempi citati figurano una minore standardizzazione (53%), una comprensione incompleta dei contratti alberghieri (47%) e minori opportunità di confronto (37%).
Prezzi fissi, sconti e servizi gratuitiLe tariffe fisse rimangono il fulcro dei programmi alberghieri gestiti, con il 79%, integrate da sconti dinamici a livello di singolo hotel (47%). Gli hotel spesso incrementano il valore della partnership con servizi come la colazione gratuita (53%) e cancellazioni gratuite o esenzioni dalle commissioni (50%). La maggior parte dei programmi di viaggio (84%) verifica regolarmente gli sconti negoziati rispetto alle tariffe pubbliche.
C'è ancora margine di miglioramento nell'approvvigionamento delle sedi per le conferenzeA differenza dell'approvvigionamento alberghiero, l'approvvigionamento strategico di sale riunioni e spazi per eventi è meno sviluppato. Solo il 32% delle aziende dispone di un programma di gestione meeting ben strutturato. Mentre il 61% utilizza le RFP per i meeting, il 55% negozia in modo informale e il 15% prenota direttamente senza un processo strategico. Un terzo non ha un processo di approvvigionamento definito per le sale riunioni.
Gli svantaggi delle negoziazioni informali includono costi più elevati e mancati risparmi (79%), ridotto utilizzo dei dati per le negoziazioni future (74%) e rischi per la sicurezza (63%). Le aziende con processi di approvvigionamento chiaramente definiti segnalano un risparmio medio del 22% grazie al confronto, alla negoziazione e a una migliore comunicazione.
Altri svantaggi delle negoziazioni informali sono i processi manuali, una minore standardizzazione (69%), un minor numero di sedi confrontate (60%) e prezzi e sconti più bassi (52%).
(tuo)
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