Le NCBR répond aux allégations concernant les auditeurs

• La startup Human Culture se dispute avec NCBR au sujet de l'évaluation du projet depuis 16 mois.
• Une enquête du procureur est en cours sur d'éventuels conflits d'intérêts liés aux actions de l'auditeur évaluant la société.
• Le directeur du NCBR maintient la décision rendue par les auditeurs. « Le lieu donné [le siège de l'entreprise - ndlr] contient une surface louée, ce qui rend toutefois impossible l'introduction de matériel et de personnes dans les locaux », écrit-il.

Le parquet du district de Warszawa Wola mène une enquête sur l'abus de pouvoir des employés du Centre national de recherche et de développement. L'affaire concerne la mise en service en novembre 2023 de DPC Audit Partner sp. z o. ou. pour réaliser un audit financier d'un projet de Human Culture sp. z o. ou. Selon la notification soumise par le président de la startup, ces actions auraient pu exposer l'entreprise à des dommages. Comme nous l'informe le porte-parole du parquet, l'enquête est menée sur cette affaire et non contre des individus spécifiques.

Problèmes d'une startup d'IA

De quoi s'agit-il ? La startup a reçu un financement dans le cadre du programme opérationnel de croissance intelligente. Juste avant la fin du projet, un audit commandé par le NCBR a montré que le travail informatique sur le projet était effectué à distance, ce qui, selon l'auditeur, était incompatible avec les règles du programme - une condition nécessaire pour demander un financement était la mise en œuvre du projet dans une région moins développée. L’auditeur a constaté que la société ne remplissait pas cette condition.

Human Culture affirme cependant disposer de preuves sous forme de contrats et de factures qui confirment l'existence et le fonctionnement du bureau de Szczecin, où le projet a été réalisé. Elle soutient également que le travail à distance était une nécessité résultant de la pandémie de COVID-19, ce qui était conforme à la loi et aux pratiques en vigueur au moment du projet.

Dans son rapport au parquet, le président de l'entreprise soutient que les auditeurs étaient liés, tant financièrement que personnellement, aux concurrents directs de l'entreprise. Nous avons décrit l'affaire plus en détail dans le texte « Nouveaux problèmes de NCBR. Le parquet a ouvert une enquête, avec un possible conflit d'intérêts et la faillite de l'entreprise en toile de fond. »

Après publication, le directeur du NCBR nous a envoyé des explications complémentaires sur le sujet. Le professeur Jerzy Małachowski estime que les auditeurs avaient raison.

Position du NCBR sur la société Human Culture :

Français Nous tenons à vous informer que dans le cadre du projet POIR.01.01.01-00-2039/20 « Développement et vérification en conditions opérationnelles d'une plateforme informatique utilisant des modèles d'intelligence artificielle et la psychométrie pour automatiser des éléments sélectionnés des processus de recrutement », le Département de contrôle de projet du Centre national de recherche et de développement a effectué une inspection sur place les 6 et 7 décembre 2023. La portée de l'inspection comprenait une évaluation de la mise en œuvre du projet par HUMAN CULTURE sp. z o. ou. tant sur le plan substantiel que financier.

Nous tenons à souligner qu’il n’est pas vrai que les réserves concernant la mise en œuvre du projet concernaient le travail à distance en raison de la pandémie – ce n’était pas le problème principal. Conformément au règlement du concours 6/1.1.1/2020 « Fast Track », une condition nécessaire pour demander un financement et l'octroi ultérieur d'un soutien financier pour la mise en œuvre du projet était la mise en œuvre effective du projet dans une région moins développée. L'équipe d'audit a toutefois constaté que l'adresse à Szczecin fournie par le bénéficiaire dans la demande et l'accord de cofinancement comme lieu de mise en œuvre du projet était en fait l'adresse d'un bureau virtuel à des fins d'enregistrement et de livraison. Lors de l'inspection, le bénéficiaire n'a présenté aucun document confirmant que les travaux du projet ont effectivement été réalisés à Szczecin.

Le bénéficiaire de HUMAN CULTURE sp. z o. o., dans une lettre datée du 20 août 2024 adressée à l'Autorité de gestion du POIR, a exprimé des doutes quant à l'objectivité de l'évaluation de l'équipe de contrôle effectuant une inspection les 6 et 7 décembre 2023 dans le cadre du projet « Développement et vérification en conditions opérationnelles d'une plateforme informatique utilisant des modèles d'intelligence artificielle et de psychométrie pour automatiser des éléments sélectionnés des processus de recrutement ».

En raison de ce qui précède, l’organisme intermédiaire a décidé de mener des activités supplémentaires afin de vérifier l’apparition d’irrégularités identifiées par l’équipe de contrôle concernant le lieu de mise en œuvre du projet. L'évaluation finale de la bonne mise en œuvre du projet porte sur l'ensemble du périmètre matériel et financier du projet, ainsi que sur sa conformité aux hypothèses initiales et à l'accord conclu.

Cette vérification a été effectuée par le Département de coopération des bénéficiaires du NCBR sur les documents inclus dans la demande de paiement final et le contrôle à la fin du projet, visé à l'art. 22 de la loi du 11 juillet 2014 relative aux principes de mise en œuvre des programmes de la politique de cohésion financés au titre des perspectives financières 2014-2020, dont le Bénéficiaire a été informé par courrier du 18 septembre 2024.

Il convient de souligner que la vérification et l'inspection finale effectuées entre le 18 septembre et le 10 décembre 2024 étaient un processus indépendant de l'inspection susmentionnée effectuée fin 2023. Par conséquent, le bénéficiaire a de nouveau été invité à soumettre une documentation complète aux fins de vérification et de confirmation finale du lieu de mise en œuvre du projet conformément à l'accord de cofinancement et à la documentation du concours (y compris en soumettant des accords, des protocoles et une éventuelle documentation photographique).

Au cours de la période indiquée, c'est-à-dire du 18 septembre au 10 décembre 2024, le Département de coopération avec les bénéficiaires du NCBR a mené une coopération avec Human Culture Sp. z o. ou. ont échangé des correspondances sur le sujet en question, demandant à plusieurs reprises la soumission d'une documentation complète aux fins de vérification et de confirmation finale du lieu de mise en œuvre du projet, conformément à l'accord de financement et à la documentation du concours.

Sous la forme fournie par Human Culture Sp. z o. ou. documentation et explications, le bénéficiaire a fait valoir que :

a) Le bénéficiaire a clairement indiqué que le projet a été entièrement mis en œuvre à distance, en utilisant une infrastructure informatique cloud pour accumuler des travaux de R&D.

b) L’équipe a réalisé les tâches du projet à distance.

Les accords ont été conclus pendant la pandémie de COVID-19, c’est-à-dire à un moment où des dispositions d’application générale permettaient aux employeurs de recourir au travail à distance sur la base d’accords avec les employés. Toutefois, le bénéficiaire n’a présenté aucun document confirmant que de tels accords ont eu lieu dans ce cas.

c) Selon les déclarations et explications du Bénéficiaire, les travaux de R&D créant une propriété intellectuelle dans le cadre du projet ont été réalisés via des services cloud, qui ont été enregistrés et gérés depuis le siège social à Szczecin comme lieu de mise en œuvre du projet. L'entreprise a utilisé les capacités du cloud enregistré à Szczecin comme lieu d'accumulation de tous les travaux de recherche et développement industriels.

d) Les copies soumises des rapports sur les activités de recherche et développement pour 2021, 2022 et 2023, soumises par le bénéficiaire à l'Office central des statistiques, ne contenaient pas d'informations sur la ville où se trouve l'unité organisationnelle (où les travaux de recherche ont été effectués au cours des périodes de rapport).

« La gestion des processus n'est pas la même chose que leur mise en œuvre »

Nous vous informons que, conformément au dossier de concours, le lieu de mise en œuvre du projet est le lieu où le candidat réalise la majeure partie de ses travaux de recherche et développement industriels en valeur, qu'il soit indépendant en tant que candidat individuel ou membre d'un consortium lors de la mise en œuvre du projet au sein d'un consortium. Si ce lieu ne peut être déterminé, il s'agit du lieu où le candidat réalise la majeure partie de ses travaux de recherche et développement industriels, qu'il soit indépendant en tant que candidat individuel ou membre d'un consortium lors de la mise en œuvre du projet au sein d'un consortium. Si ce lieu ne peut être déterminé non plus, il s'agit du lieu de mise en œuvre des résultats des travaux de R&D (lieu d'investissement). Si aucune des conditions ci-dessus ne peut être déterminée, il s'agit du lieu approprié pour le siège du candidat individuel et, lorsque le projet est mis en œuvre au sein d'un consortium, pour le siège de chaque membre du consortium.

Après avoir analysé la documentation et les explications soumises, le NCBR a constaté que les documents sources n'indiquent pas que le siège social de la société est Szczecin, ul. Cyfrowa 6 était le lieu où le projet a été mis en œuvre, conformément à la documentation du concours.

L'emplacement donné contient un espace loué, ce qui empêche toutefois l'introduction d'équipements et de personnes dans ses locaux, et la disponibilité de la salle de conférence (fournie moyennant des frais par le bailleur) a été utilisée par le bénéficiaire uniquement aux fins de réunions avec l'équipe d'audit en décembre 2023. Cependant, aucun document n'a été soumis qui confirmerait l'utilisation de la salle dans le cadre du projet de recherche.

Le critère du lieu de mise en œuvre de l'utilisation des services cloud Google Cloud et MongoDB ne peut pas être considéré comme rempli, car (selon les déclarations du Bénéficiaire) ils ont été enregistrés et gérés depuis le siège social à Szczecin, cumulant la mise en œuvre de tous les travaux dans le cadre de travaux de recherche et développement industriels.

La gestion du processus n’est pas la même que sa mise en œuvre elle-même, et cela a en fait eu lieu dans d’autres lieux, non indiqués dans la demande (en raison de l’utilisation de la formule de travail à distance).

Compte tenu de ce qui précède, le NCBR a conclu dans la lettre « Constatations de l'inspection à la fin » du 10 décembre 2024 que le lieu de mise en œuvre du projet n'était pas conforme à la documentation du concours. La position du NCBR a également été confirmée dans une lettre datée du 20 janvier 2025.

Il s'agit d'une irrégularité dans le lieu de mise en œuvre du projet, incompatible avec la documentation du concours et l'Accord : § 3 al. 1 de la Convention « Le Bénéficiaire s'engage à mettre en œuvre le Projet, dans le cadre spécifié dans le budget du Projet, conformément (...) à la Convention et à ses annexes... » ;

pt. 6 et 7 du Règlement du concours du 6/1.1.1/2020 : « Le concours est ouvert aux projets mis en œuvre sur le territoire de la République de Pologne, uniquement dans les régions moins développées. Les régions moins développées sont toutes les voïvodies, à l'exception de la voïvodie de Mazovie (une région plus développée). »

Conformément au § 15 al. 3 points 2 de la Convention de Financement, « L'Organisme Intermédiaire peut suspendre le financement ou résilier la convention avec effet immédiat si (...) le bénéficiaire a cessé de mettre en œuvre le Projet ou le met en œuvre d'une manière contraire à la Convention ou en violation de la loi. »

Nous tenons également à souligner que les procédures du NCBR précisent en détail les règles de soumission des déclarations personnalisées d'impartialité et d'absence de conflits d'intérêts par les membres des équipes d'inspection et les sociétés externes. La sélection des entreprises externes chargées du contrôle des projets s’effectue par le biais de procédures d’appel d’offres.

Les entreprises sont sélectionnées dans le cadre d’appels d’offres ouverts, conformément à la loi sur les marchés publics. La sélection de l’offre s’effectue toujours dans le cadre d’un processus d’appel d’offres transparent. Dans ce cas, toutes les exigences de contrôle ont été respectées. Les déclarations des membres de l'équipe d'audit et de DPC Audit Partner sp. z o. ou. sont contenues dans les documents d’audit.